La gestione dei turni: i risultati di un’esperienza

La gestione dei turni, da dove siamo partiti
Lo strumento SHIFTS è stato pensato e realizzato dallo staff assistenziale, per definire e governare le coperture delle posizioni di lavoro e supportare il coordinatore nelle attività di “contabilità”, che potrebbero portare ad errori di assegnazioni del turno, e per le quali lo strumento informatico risulta molto duttile. Nel contempo il coordinatore deve mantenere la libertà di sperimentare e sviluppare libere articolazioni di turno, che possano congiungere le necessità dei dipendenti e le esigenze dell’organizzazione. Le frequenti richieste di sostegno dei coordinatori e la necessità di visionare la pianificazione della turnistica hanno stimolato la progettazione di uno strumento utile al coordinatore e contemporaneamente visibile a tutti i livelli coinvolti.
Dall’inizio della progettazione, nel 2010, lo strumento SHIFTS ha visto una ventina di revisioni che hanno determinato una continua evoluzione dello stesso. Le Unità Assistenziali che volontariamente hanno aderito, fino ad ora, sono descritte nella Tabella 1.

Lo strumento
Il sistema è collocato nel server informatico aziendale, è accessibile con password ed è operativo per i livelli di responsabilità dei turni e visionabile, in un apposito spazio dedicato, dal personale d’assistenza interessato. Lo SHIFTS è composto da quattro parti (Figura 1):

Figura 1 – La struttura dello SHIFTS

1. Progettazione (BASE):

• intestazione;
• orari;
• sequenza.

2. Gestione Mensile (GEN-DIC) visione ciclica del turno:

• visione complessiva mensile delle coperture di base;
• alert di mancata copertura;
• alert di organico disponibile;
• ore complessive erogate;
• livello giornaliero di assistenza erogata;
• debito e credito orario (ROS) individuale;
• turno programmato e modifiche compensative;
• flessibilità dell’organizzazione di base (riduzioni o chiusure dell’UA);
• flessibilità di programmazione degli utenti/die.

3. Programmazione dell’equipe (PROGR):

• definizione delle posizioni di lavoro in sottogruppi (18) di equipe;
• ssegnazione dei sottogruppi sulla disponibilità di turno;
• segnalazione di eventuali Alert nella copertura prevista del sottogruppo.

4. Analisi (AMM): è un sistema di analisi dei turni e delle assenze avvenute e programmate complessive di UA ed individuale, con sezioni mensili ed annuali.

La progettazione della BASE
La progettazione della BASE (intestazione, definizione degli orari e la sequenza) è la fase più importante e più impegnativa: avviene all’inizio dell’installazione dello SHIFTS, e permette di analizzare le risorse e le necessità di assistenza. Sono necessarie informazioni “anagrafiche” dell’Unità Assistenziale, che automaticamente il sistema elabora e restituisce indicazioni di orientamento (Figura 2).

Figura 2 – Intestazione della sezione “BASE”

Durante la progettazione il Coordinatore può gestire il debito orario settimanale e verificare il rispetto delle normative vigenti. Qualora venissero a mancare i requisiti normativi impostati, lo SHIFTS evidenzia gli Alert (Figura 3).

Figura 3 – Definizione degli orari

La sequenza permette al coordinatore di studiare nuove sequenze di turno più efficienti mantenendo il controllo del debito orario settimanale. La sigla del turno impostato potrà indicare il settore o l’attività specifica dedicata (Figura 3).

Figura 4 – Studio e definizione dei turni

La gestione mensile
L’obiettivo posto nella costruzione della visione complessiva dei turni mensili è mantenere le caratteristiche intuitive della gestione turni cartacea precedente (Figura 4). I turni programmati e le relative modifiche, mantengono in evidenza la traccia della variazione, indicato dal codice colore. Il report mensile dei turni riporta a fine mese il turno programmato del 1°giorno del mese seguente, per dare coerenza qualora il coordinatore abbia modificato il turno. Il primo riferimento interpretativo lo mostra il grafico riepilogativo mensile delle assegnazioni di turno: ogni colonna rappresenta un giorno, suddivisa in turno notturno (verde), pomeridiano (bianco) e mattutino (rosso). La linea grigia continua rappresenta l’organico di base giornaliero necessario programmato. Il Coordinatore legge i minuti di assistenza per paziente in rapporto alle aree di complessità assistenziale di appartenenza (BASE), che ne definiscono il comportamento medio e minimo, con un codice colore giornaliero (Figura 5).

Figura 5 – Gestione dei turni mensile gennaio…dicembre – (i nomi sono di fantasia)

Ogni mese il coordinatore può sostituire i professionisti per ogni linea di turno, mantenendo le rotazioni stabilite dal regolamento interno. In specifiche esigenze di modifica di attività, di assistenza e di presenze di base, lo SHIFTS può supportare l’introduzione di turni adeguati alla copertura dell’organico (Figure 6.1 e 6.2).

Figura 6.1 – Grafico di sintesi mensile

Figura 6.2 – Sezione di verifica degli Alert di presenza

La gestione dei colori è tale da mantenere le evidenze anche con stampe monocromatiche. Il responsabile, per ogni giorno del mese, ha disponibile gli Alert di copertura prevista. Il numero negativo accompagnato dal colore ROSSO, indica una carenza nelle coperture del turno relativo (M-P-N); il colore VERDE accompagnato da un numero positivo indica le risorse assegnate disponibili come organico integrativo (Figura 7).

Figura 7 – Sezione dedicata al governo delle posizioni di lavoro

Lo SHIFTS mantiene le posizioni di lavoro standard predefinite, ma il coordinatore ha la flessibilità di poterle modificare giornalmente, in base alle modifiche organizzative temporanee (riduzioni, accorpamenti o chiusure delle UA) Anche la programmazione dei posti letto può essere calibrata giornalmente sulle esigenze dell’organizzazione (Figura 8).

Figura 8 – Gestione del numero di pazienti/die

La programmazione dell’equipe
La richiesta di sviluppare questa sezione nasce dall’esigenza della Piastra Operatoria; il coordinatore governa la copertura dell’equipe delle camere operatorie, formate da tre diversi gruppi: infermieri; strumentisti e OSS. Il coordinatore sceglie una data di programmazione operatoria, e il sistema riporta le disponibilità del personale nelle varie fasi della giornata. In seguito verranno assegnate le sale in base alle competenze di sala specialistica. D’ausilio sono gli Alert di controllo, che verificano e guidano nella corretta assegnazione delle risorse. Il report è stampato quotidianamente e non mantiene traccia (Figura 9).

Figura 9 – Sezione dedicata alla programmazione dell'equipe

L’analisi
È la sezione dedicata all’analisi della frequenza di un turno o di una assenza. La griglia organizzativa del report riporta alla lettura in ascisse l’analisi del Dipendente ed in ordinata l’analisi dell’Unità Assistenziale.
Interessante è il report con la selezione “TURNI AGGIUNTIVI”, che riporta tutti gli eventi di turno aggiuntivo che l’organizzazione (coordinatore) ha identificato con specifiche nella gestione quotidiana delle presenze (Figura 10).

Figura 10 – Sezione dedicata all'analisi e riflessioni

Considerazioni conclusive
Lo strumento SHIFTS è stato pensato, progettato e realizzato utilizzando le competenze e le abilità organizzative che la Professione Infermieristica insegna. Sono stati analizzati i bisogni del coordinatore e descritta un’intuitiva rappresentazione grafica. La criticità principale è l’incapacità attuale di correlare la programmazione dei turni con le presenze avvenute e registrate.
Inoltre, non è stato sviluppato da programmatori ed è stato ampiamente superato da software dedicati, ma è efficiente. L’insostituibile conoscenza dei problemi e l’abilità a superarli del personale infermieristico, con la collaborazione dei Servizi Informatici, porterebbe a sviluppare uno strumento dalle potenzialità esportabili.
Strategica è la capacità dello SHIFTS di farsi carico delle difficoltà di controllo e restituendo tempo, informazioni e nuove idee.